Zapytanie ofertowe

Zamawiający:

Skarb Państwa – Instytut Wymiaru Sprawiedliwości z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Krakowskie Przedmieście 25, 00-071 Warszawa),  dalej określany także jako „IWS” lub „Zamawiający” ogłasza zapytanie ofertowe na zamówienie udzielane w trybie art. 138 ustawy – Prawo zamówień publicznych na:

zapewnienie w okresie od dnia 12 stycznia 2018 r. do 30 czerwca 2018 r. usług  hotelarskich i konferencyjnych, na potrzeby organizacji 11 zjazdów szkoleniowych, w tym pokoi hotelowych (noclegowych), wyżywienia oraz bufetu kawowego dla uczestników, miejsc parkingowych oraz sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem i obsługą.

 

1. Usługa hotelarska w zakresie zakwaterowania, wyżywienia i wynajmu sal konferencyjnych (wraz z obsługą oraz wyposażeniem), w związku z organizacją programu edukacyjnego – „Pracownia Liderów Prawa”.

Zjazdy szkoleniowe będą realizowane w weekendy (od piątku do niedzieli), w 11 różnych terminach (zjazdach), przy czym w 7 terminach dla maksymalnie 55 osób, w 2 terminach dla maksymalnie 92 osób, a w 2 terminach dla maksymalnie 37 osób.

Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia Zamawiającemu możliwości skorzystania z usług będących przedmiotem zamówienia, w maksymalnym zakresie opisanym w niniejszym zapytaniu ofertowym.

Zamawiający jest uprawniony do zrezygnowania z części lub całości niezrealizowanych przez Wykonawcę usług, odstępując jednostronnie od przeprowadzenia wszystkich lub wybranych zjazdów, bądź też ograniczając zaplanowany w danym zjeździe zakres usług Wykonawcy („anulowanie rezerwacji”).

Jeżeli rezygnacja ta zostanie dokonana najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem zjazdu, na którym odwołane usługi miały być wykonane, Wykonawca nie będzie uprawniony do otrzymania od Zamawiającego jakiegokolwiek wynagrodzenia, odszkodowania lub innego świadczenia za tak anulowane usługi.

W przypadku, gdy rezygnacja z części usług zostanie dokonana przez Zamawiającego po upływie 14 dnia od planowanej daty rozpoczęcia zjazdu, na którym usługi te miały zostać wykonane, Zamawiający zapłaci Wykonawcy za ich wykonanie wynagrodzenie obliczone według rzeczywistej ilości usług wykorzystanych na tym zjeździe, jednak nie mniejsze niż określony w ofercie, wyrażony w procentach ułamek (limit) wynagrodzenia, które byłoby należne Wykonawcy, gdyby Zamawiający wykorzystał cały zakres tych usług zaplanowany na co najmniej 14 dni przed zjazdem (limit ten nie może być wyższy niż 90 %).

 

2. Miejsce realizacji zamówienia: Szkolenie planowane jest w granicach administracyjnych województwa mazowieckiego, w odległości do 20 km od Dworca Centralnego w Warszawie.

 

3. Planowane terminy wykonania zamówienia (harmonogram zjazdów):

a) 12-14 stycznia 2018,

b) 26-28 stycznia 2018,

c) 23-25 lutego 2018,

d) 9-11 marca 2018,

e) 16-18 marca 2018,

f) 23-25 marca 2018,

g) 6-8 kwietnia 2018,

h) 20-22 kwietnia 2018,

i) 11-13 maja 2018,

j) 18-20 maja 2018,

k) 25-27 maja 2018,

gdzie terminy a), b), d), f), h), i), k) dla maksymalnie 55 osób; terminy c) i g) dla maksymalnie 92 osób; terminy e) i j) dla maksymalnie 37 osób.

 

4. Wymagania dla Wykonawców:

a) doświadczenie w obsłudze konferencji, sympozjów, warsztatów – organizacja    minimum 10 spotkań tego typu na 100 osób każde w ciągu ostatnich 3 lat;

b) posiadanie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody związane z prowadzoną działalnością;

c) dysponowanie ośrodkiem, w którym możliwe będzie wykonanie usług na warunkach opisanych w zapytaniu ofertowym.

Wymagania szczegółowe dotyczące realizacji zamówienia:

•  Lokalizacja ośrodka w granicach administracyjnych województwa mazowieckiego,  ale nie dalej niż 20 km od  Dworca Centralnego w Warszawie. Możliwy dojazd do ośrodka środkami komunikacji miejskiej w czasie nie dłuższym niż półtorej godziny z Dworca Centralnego oraz Lotniska Chopina.

•  Miejsca noclegowe: Wykonawca musi na potrzeby Zamawiającego dysponować
w odpowiednich terminach pokojami z łazienkami, w tym:

a) 12-14 stycznia 2018: 25 pokoi dwuosobowych, 7 pokoi jednoosobowych;

b) 26-28 stycznia 2018: 25 pokoi dwuosobowych, 7 pokoi jednoosobowych;

c) 23-25 lutego 2018: 41 pokoi dwuosobowych, 14 pokoi jednoosobowych;

d) 9-11 marca 2018:. 25 pokoi dwuosobowych,  7 pokoi jednoosobowych;

e) 16-18 marca 2018:  16 pokoi dwuosobowych,  7 pokoi jednoosobowych;

f) 23-25 marca 2018:  25 pokoi dwuosobowych,  7 pokoi jednoosobowych;

g) 6-8 kwietnia 2018:  41 pokoi dwuosobowych,  14 pokoi jednoosobowych;

h) 20-22 kwietnia 2018:  25 pokoi dwuosobowych,  7 pokoi jednoosobowych;

i) 11-13 maja 2018:  25 pokoi dwuosobowych,  7 pokoi jednoosobowych;

j) 18-20 maja 2018:  16 pokoi dwuosobowych, 7 pokoi jednoosobowych;

k) 25-27 maja 2018:  25 pokoi dwuosobowych,  7 pokoi jednoosobowych.

• Wyżywienie dla uczestników w formie szwedzkiego stołu bez ograniczeń, dania mięsne i wegetariańskie, w tym: piątek – kolacja; sobota – śniadanie, obiad, kolacja; niedziela – śniadanie, obiad; bufet kawowy (sobota od godz. 8:30 do godz. 20, niedziela od godz.  8:30 do godz. 15:00 i (kawa i herbata czarna oraz smakowa bez ograniczeń, soki, kruche ciastka), woda butelkowana na stołach w trakcie konferencji: gazowana i niegazowana oraz szklanki. Śniadanie wliczone jest w cenę noclegu.

Wymagania dodatkowe:

Śniadanie: min. świeże pieczywo, wędliny, sery oraz naleśniki, parówki, jajecznica, serwowane na ciepło w bemarach bez ograniczeń. Napoje: woda, soki owocowe, kawa oraz herbata czarna i smakowa bez ograniczeń.

Obiad: min. dwie zupy, dwa rodzaje mięsa, ryba, warzywa gotowane, warzywa surowe, surówki, sałatki, sosy do sałatek i mięs, dwa rodzaje dodatków (ryż, ziemniaki, itd.) serwowane w bemarach na ciepło bez ograniczeń. Deser: ciasta i owoce bez ograniczeń. Napoje: woda i soki owocowe bez ograniczeń.

Kolacja: dania mięsne i wegetariańskie, warzywa gotowane, warzywa surowe, sałatki, surówki, sosy do sałatek i mięs, świeże pieczywo, wędliny, serd dwa rodzaje dodatków (ryż, ziemniaki, itd.) serwowane na ciepło w bemarach. Deser: ciasta i owoce bez ograniczeń. Napoje: woda, soki owocowe, kawa oraz herbata czarna i smakowa bez ograniczeń.

11 wskazanych przez Zamawiającego posiłków, będzie serwowanych w formie uroczystej, przez którą Zamawiający rozumie nakrycie stołów właściwe dla charakteru posiłku, dania mięsne i wegetariańskie, warzywa gotowane, warzywa surowe, surówki, sałatki, sosy do sałatek i mięs, dwa rodzaje dodatków (ryż, ziemniaki, itd.) podawane na ciepło w formie szwedzkiego stołu bez ograniczeń, deser: ciasto i świeże owoce bez ograniczeń. Napoje ciepłe (kawa i herbata) oraz woda i soki owocowe bez ograniczeń. Dodatkowo Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia profesjonalnej obsługi kelnerskiej przez cały czas trwania posiłków. Wnętrze właściwe dla uroczystego charakteru posiłku, w tym odpowiednie oświetlenie i dekoracje, a także gwarancja wyłączności pomieszczenia do użytku Zamawiającego. Na życzenie Zamawiającego posiłki odbędą się w formie koktajlowej, z wykorzystaniem stolików koktajlowych.

• Zapewnienie przez każdy, cały zjazd miejsc postojowych dla min. 20 samochodów osobowych;

• Zapewnienie przez cały zjazd minimum trzech sal konferencyjnych dla min. 20 osób każda dla terminów a), b), d), e), f), h), i), j), k) oraz minimum pięciu sal konferencyjnych dla min. 20 osób każda dla terminów: c) i g):

1) każda sala dostępna dla organizatorów i uczestników szkolenia pierwszego dnia w godzinach 17:00-00:00, drugiego dnia w godzinach: 8:00-00:00
oraz w kolejnym dniu w godzinach 8:00-18:00;

2) miejsca siedzące, preferowane ustawienie kinowe;

3) sale wyciszone, z klimatyzacją, z możliwością odpowiedniego zaciemnienia dla potrzeb prowadzenia prezentacji, każda wyposażona w wysokiej jakości sprzęt audiowizualny w tym laptop, ekran i rzutnik multimedialny, umożliwiający uczestnictwo w prezentacji ze wszystkich miejsc na sali;

4) nagłośnienie każdej sali wraz z 3 mikrofonami bezprzewodowymi;

5) w każdej sali dostęp do Internetu oraz stanowiska przygotowane  do zasilania minimum 10 komputerów przenośnych;

6) zapewnienie stołu prezydialnego i 5 miejsc siedzących dla prowadzących przez cały czas trwania zjazdu;

7) zapewnienie obsługi technicznej, w tym do sprzętu audiowizualnego (serwis IT) w trakcie zjazdu;

8) zapewnienie dostępu dla osób niepełnosprawnych ruchowo.

Wynagrodzenie

Wynagrodzenie Wykonawcy obliczone zostanie według stawek jednostkowych podanych w ofercie. Stawki te musza być wyrażone w kwotach brutto, w złotych i nie mogą być mniejsze niż 1 zł.

Kryteria oceny ofert i ich znaczenie:

Oferty zostaną ocenione według następujących kryteriów, w ramach których każdej ofercie zostanie przyznana punktacja zgodnie z następującymi zasadami:

1) Cena za udostępnienie sali konferencyjnej – maksymalnie 10 pkt.

Punktacja w ramach tego kryterium zostanie przyznana wg następującego wzoru:

 

najniższa zaoferowana cena za

udostępnienie sali

—————————————-                     x 20 pkt.

cena za udostępnienie sali

z oferty badanej

 

2) Przeciętna cena pobytu uczestnika (noclegu wraz z wyżywieniem) – maksymalnie 50 pkt.

Punktacja w ramach tego kryterium zostanie przyznana według następującego wzoru:

 

najniższa zaoferowana

przeciętna cena pobytu

————————— ———————          x 50 pkt.

przeciętna cena pobytu

z oferty badanej

 

 

Przeciętna cena pobytu z danej oferty zostanie wyliczona wg następującego wzoru:

 

C1 x  182  + C2 x 1156   + K x 1286  + O x 1286 + B x 1286

———————————————————————

5196

 

gdzie:

C1 – oznacza zaoferowaną cenę brutto za zakwaterowanie 1 uczestnika w pokoju jednoosobowym (1 doba hotelowa wraz ze śniadaniem);

C2 – oznacza zaoferowaną cenę brutto za zakwaterowanie 1 uczestnika w pokoju dwuosobowym (1 doba hotelowa wraz ze śniadaniem);

K – oznacza zaoferowaną cenę brutto za jedną kolację dla jednego uczestnika;

O – oznacza zaoferowaną cenę brutto za jeden obiad dla jednego uczestnika;

B – oznacza zaoferowaną cenę brutto za zapewnienie bufetu kawowego przez jeden cały zjazd dla jednego uczestnika.

 

3) Limit do jakiego może zostać obniżone wynagrodzenie Wykonawcy w przypadku anulowania zarezerwowanych usług po 14 dniu licząc wstecz od daty rozpoczęcia zjazdu, na którym usługi te miały być wykonane – maksymalnie 20 pkt.

Punktacja w ramach tego kryterium zostanie przyznana wg następujących zasad:

– 90% – 0 pkt;

– 1 pkt za każdy procent mniej poniżej pułapu 90% przy czym łącznie nie więcej niż 20 pkt (tj. 1 pkt z   89%, 2 pkt, za 88%, 3 pkt za 87, itd.; 20 pkt za 70 i mniej %).

4) Ocena wystroju, architektury i standardu wyposażenia obiektu pod względem zgodności z przedmiotem zajęć, potrzebami uczestników i charakterem zjazdów – maksymalnie 10 pkt.

W ramach tego kryterium najwyżej oceniane będą obiekty najpełniej spełniające poniższe wymagania:

–  stan obiektu (preferowane będą obiekty nowe lub po niedawnym remoncie);

– stonowana aranżacja i wyposażenie wnętrz (preferowane będą obiekty o spokojnej kolorystyce ścian, bez nadmiernej ilości architektonicznych elementów dekoracyjnych lub przepychu w wyposażeniu pomieszczeń);

Ocena zostanie dokonania przez Komisję dokonującą wyboru oferty na podstawie fotografii obiektu dołączonych do oferty lub dostępnych na stronie internetowej Wykonawcy wskazanej w ofercie. Każdy z członków komisji dokona indywidualnie oceny każdego obiektu, przyznając wg swego uznania od 1 do 20 pkt każdemu z nich. Liczba przyznawanych punktów musi być liczbą całkowitą. Liczba punktów  przyznanych danej ofercie zostanie zsumowana, a następnie podzielona przez liczbę członków komisji konkursowej i sprowadzona do liczby całkowitej w ten sposób, że wartości dziesiętne powyżej 0,5 zostaną zaokrąglone w górę.

 

Projekt umowy

Umowa z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana, zostanie zawarta według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

Zamówienie będzie realizowane na podstawie Umowy.

 

Składanie ofert

Oferty na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego należy składać w siedzibie Zamawiającego:

Instytut Wymiaru Sprawiedliwości, ul. Krakowskie Przedmieście 25, 00-071 Warszawa, od pon. do pt. w godzinach od 8.00 do 15.00 lub w formie elektronicznej,

e-mail: iws@iws.org.pl

Do oferty należy dołączyć oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z treścią załącznika nr 3 do zapytania ofertowego.

Termin składania ofert upływa dnia 29 grudnia 2017 r. o godzinie 11:00.

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

Osoba uprawniona do kontaktów z wykonawcami:

Miłosz Łaski,

e-mail: milosz.laski@iws.org.pl.

Inne informacje:

1)  Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do niniejszego zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert.

2) Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz uzupełniania żądanych dokumentów i oświadczeń.

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo poprawienia w ofercie Wykonawcy: oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych oraz innych omyłek niepowodujących istotnych zmian.

4)  Oferty złożone po terminie (datą złożenia jest data wpływu do Zamawiającego)
oraz oferty wariantowe zostaną odrzucone.

5)  Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Instytutu do zawarcia umowy.

6)  Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

 

ZAŁĄCZNIKI

 

  Załącznik 1 [25.2 KB] (161 pobrań)

 

  Załącznik 2 [20 KB] (167 pobrań)

 

  Załącznik 3 [18 KB] (159 pobrań)